働き方改革の基本・優先順位をつけて仕事の効率UP・初心者必見

あなたは仕事をしていて、今やるべきことに優先順位をつけていますか?

この基準が曖昧だと、大きなミスや失敗につながり、信用を落としかねません。

一度信用を落としてしまうと、回復には何倍の時間と労力が必要です。

働き方改革真っ只中、無駄な時間を作りたくありませんよね!

重要な仕事、緊急な仕事、優先順位をつけて、仕事を効率良く進めましょう。

本日の記事は、私の経験に基づく、仕事の優先順位の考え方を記事にしていきます。

優先順位の考え方

私の仕事の優先順位の考え方は?

重要度と緊急度を考えて優先順位を決めます。

これは、基本中の基本の考え方です。この基準がないと、重要な仕事、後でも良い仕事の区別がつかず、納期に間に合わなかったり、仕事の時間配分がおかしく、良い仕事ができなかったりします。

結果、お客様や会社、上司や同僚からの信用を失ってしまうことになります。
そして、売上も下がり、重要な仕事は任せてもらえなくなっていきます。

 仕事ができる人は、しっかり優先順位をきめ、一つ一つ結果をだしていきます。
相手との約束や自分との約束もきっちり守り、仕事も人生も結果を出していくのです。

次に、重要度、緊急度のプライオリティマトリクスで説明していきますね。

プライオリティマトリックス

上記のプライオリティマトリックスの説明をします。

重要度が高く、緊急度が高いのは、1番の赤色

重要度が高く、緊急度が低いのは、2番の黄色

重要度が低く、緊急度が高いのは、3番の青色

重要度が低く、緊急度が低いのは、4番の白色

1から4番までありますが、これは、優先順位のつけ方になります。

当然、4番の白色が、1番になることは、ありえないですよね!

赤色→黄色→青色→白色の順で、赤を徹底的に優先することが重要となります。

この四つの優先順位を、常に意識して行動することで、
仕事の生産性や効率の向上にもつながっていきます。

その場しのぎの考え方では、良い仕事になることは、ありません。

次に、重要度と緊急度の考え方を説明していきます。

重要度とは?

現在と未来で考えた時に、絶対的に後回しにできないことです。

例えば、仕事で、お客様には、売上が多い少ないがあると思います。

会社の売り上げ構成比がナンバーワンのお客様の仕事に対し、後回しにすることができますか?

当然できませんよね!!

お客様からどうなっているのか?、催促がきてしまいます!!

お客様は、スムーズな仕事ができないので、なにをしているんだ?と、自分の信用が落ちていきます。

そして、それが何度も続くと、他社にお願いしてしまうかもしれません。
そうなれば、売上は下がっていきますよね?

ナンバーワンのお客様がなくなったらどうしますか?

おおげさな話、会社の死活問題になってしまうかもしれません・・。

重要度とは、非常に大事で、大切なことです。

そして、自分に直接大きく関係してくることなのです。

緊急度とは?

期日期限の納期が迫ってきていることです。

仕事には、必ず相手がいます。

仕事には、必ず納期があります。

相手と約束した期日が迫っていくことが緊急度です。

これを守れなかったときはどうなりますか?
当然、信用を失いますよね?

プライオリティマトリックス の具体例

このプライオリティマトリックスをしっかり意識して行動することが重要になります。


赤色の第一領域は、何度もお伝えしていますが、一番大事です。

その理由は、仕事の成果や信頼に一番直結し、生産性が一番高いからです。
ここを後回しにしてしまうと、信用を落とし、売り上げが低下してしまします。

黄色の第二の領域は、緊急度はないが、重要な領域です。

ここは、将来の生産性向上のために、質にこだわっていく必要があります。
明日につながるようにすることが重要です。


将来性があるお客様や、売り上げ構成比が高いお客様の仕事は、急ぎでなくても、手を抜いてはいけません。

しっかりやってれば、すごいチャンスが回ってきます。

青色の第三の領域は、緊急度は高いが、生産性が低い領域です。

また、売り上げ構成比も低いので、ここを優先的にやる必要性は低くなります。
トラブルになることは避けたいので、無理な約束をせず、こちらの状況も説明しながら、また中間報告も忘れず対応できると良いですね。

白色の第4の領域は、無駄な時間となりますので、他の領域に時間をかけるようにしましょう。

私の新人の時の失敗談

みなさんは、仕事の期日期限を必ず設けていますか?

私の新人の時の失敗談を例に、問題形式でお伝えしていきます。

問題
お客様から、いつでも良いよと言われた時、その仕事の期限をどうしていますか?
三択で考えてみましょう。選ぶ理由も一緒に考えてみてください。


1.いつでも良いとのことなので、暇なときにやる。


2.一週間以内に仕事をおわらせる。


3.お客様に3日以内で良いか確認し、期日をもうける



答えは、でましたか?


まず、私の新人の時の答えは、1番でした。

いつでも良いと言われたので、本当に後まわしで、しかも忘れたときもあります。


そして、催促が来た時に、はじめて思いだし、あわてて仕事をしたのを覚えています。
お客様は当然、他に注文していました。失注です・・・。

これは、ひどいですよね?
たぶん、信用は、かなり悪くなったと思います。


つぎに、今のわたしの答えは、3番です。


これは、期日をもうけることで、催促をこなくさせるのと、
自分のスケジュールを考え、こちらから提案することで、楽に仕事を運べるようになります。

しかも、いつでも良い仕事を3日と約束しましたが、翌日には、だいだい終わらせるようにしています。


そうすることで、お客様へ感動を与えることができるようになり、
仕事の依頼も増えていくのです。

まとめ

今やるべきことに、優先順位を つけていくことは、非常に大事です。
重要度と緊急度を考えて優先順位を決めていきます。


特に第一領域は、絶対優先的にやらないと、とりかえしがつかなくなります。
そうなる前に、この考え方を身に付けて実践していただきたいと思います。


仕事の期日、約束はやってあたりまえです。
お客様からしたら、点数は、プラスマイナスゼロです。

約束以上の付加価値ある仕事をして、感動を与えて、はじめてプラスになると思っています。


みなさんも優先順位を考え、仕事で最高の結果を出しましょう!!


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